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5 astuces pour faciliter la collaboration dans une équipe TaaS

Le TaaS, team as a service, est un modèle de gestion de projet numérique efficace afin d’accélérer la livraison de nouveaux produits ou fonctionnalités, accéder à des expertises rares et permettre une croissance rapide des activités numériques d’une entreprise. Toutefois, puisque le TaaS implique l’intervention de plusieurs intervenants internes et externes, la collaboration est primordiale. Dans cet article nous vous suggérons 5 astuces pour favoriser la collaboration entre les différents membres d’une équipe TaaS.

  1. Analyser collectivement les aspects techniques et organisationnels du projet

L’analyse d’affaire et l’analyse technique sont deux étapes clés dans le démarrage du projet. Il s’agit du moment où l'étendue et la faisabilité du projet sont établies. Parfois, l’analyse d'affaires peut être effectuée en silo de celle technique avec d’un côté l’équipe de haute direction et de l'autre les experts techniques (ingénieurs, développeurs, TI, etc). Le succès d’une équipe TaaS ne s’appuie pas que sur la collaboration entre les experts techniques de l’agence et du client, mais également avec les experts d’affaires et les experts techniques.


Bien qu’une partie du travail d’analyse puisse être effectuée en silo, il est important de réunir les constats de chacun avant de démarrer un projet, pour éviter les frictions en cours de route. Il faut le plus rapidement possible que les composantes techniques soient questionnées par les besoins d’affaire et vice versa pour s’assurer que le produit à livrer soit compris de la même façon par tous les intervenants d’un projet.


  1. Établir des rituels de gestion de projets

Peu importe votre approche de gestion de projet (Waterfall, Kanban, Scrum, Lean, Six Sigma, ou autres) l’important est de convenir des rituels communs qui facilitera le suivi de l’avancement des projets et la répartition des tâches parmi les équipiers.


Une fois de plus, peu importe l’approche ou l’outil de gestion de projets utilisés, on suggère de prévoir des rencontres quotidiennes avec l’équipe de développement et les gestionnaires de projets afin de générer des échanges fréquents entre les différents équipiers. Cela permet aux gestionnaires de projets d’être agiles dans la priorisation des tâches et le remaniement des expertises. Enfin, on suggère également de prévoir une à deux rencontres hebdomadaires avec l’équipe élargie, qui comprend des décideurs ou autres personnes impliquées de près ou de loin par le projet afin de présenter l’avancement du projet et planifier les prochaines étapes.


  1. Convenir d’outils de collaboration acceptés de tous

Les outils de collaboration et de gestion de projets sont clés dans la saine collaboration entre les équipiers. Si bien utilisés, ils permettent des échanges rapides, centralisent l’information et facilitent l’intégration de quiconque à l’équipe de projet.


Cependant, la réalité est souvent tout autre puisque les outils ont été imposés ou encore pas suffisamment bien présentés aux différents intervenants. Il est donc important de convenir de parts et d’autres des outils les plus appropriés avec le contexte du projet, les profils des équipiers, les requis de sécurité et les préférences d’usages. Des formations en lien avec l’utilisation optimale des outils sont également à prévoir pour s’assurer que tous les intervenants soient au même niveau.


  1. Prioriser les échanges vidéos ou en personne

Les outils de clavardage permettent d’échanger rapidement, de poser des questions nécessitant des réponses simples et de favoriser la socialisation entre les équipiers en tout temps et tout lieu. En revanche, il ne s’agit pas de l’outil idéal pour répondre à des questions complexes.


Il est donc important d’établir un réflexe commun à activer des discussions au téléphone, en visioconférence ou en personne selon le contexte lorsque la réponse à une question nécessite plus d’une phrase ou deux. Les discussions hors clavardage permettent non seulement de répondre plus aisément et en détail à des questions, mais aussi de renforcer la collégialité entre les équipiers. Ce type de discussion favorise également un meilleur partage de connaissances et convient autant aux personnes dites visuelles qu'aux personnes dites auditives. Les rencontres quotidiennes en équipes peuvent d’ailleurs être de bonnes opportunités pour cibler des discussions à avoir en groupe réduit sous forme de vidéoconférence ou en présentiel.


  1. Prévoir des rencontres de rétroaction à propos de la collaboration

Après la livraison de fonctionnalités, de produits ou d’un sprint, tout dépendant de votre approche de projets, on suggère de prévoir des rencontres de rétroactions. Dans ces rencontres, on passe en revue :

  • Le plan de match initial;

  • Le travail qui a été réalisé;

  • La façon dont l’équipe est parvenu à compléter les livrables;

  • Quels ont été les bons coups;

  • Quels ont été les irritants et comment pourrions-nous les éviter ou les résoudre;

  • Autres sujets en fonction de votre contexte de projet.


L’objectif étant de reconnaître le bon travail et l’apport de chacun, puis d’assurer une amélioration en continu de la collaboration. C’est un moment où l’on se permet de se sortir du quotidien du projet pour s’offrir un point de vue macro sur votre façon de travailler.


Finalement, les processus de travail n’ont pas à être trop rigides et inflexibles. Il s’agit simplement de se donner quelques outils et alignements communs pour rassembler tous les intervenants derrières une même vision et créer une unité de travail.


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